Eckinox attache une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles. Cette Politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de traitement, de divulgation, de conservation et de suppression de vos données personnelles. Dans le cadre de nos activités, nous collectons, utilisons et traitons des données pour la réalisation de nos services de création et de solution numérique. La confidentialité est une valeur fondamentale pour nous. Nous nous conformons strictement aux normes éthiques lors du traitement de toutes les données, en particulier des données personnelles. En nous fournissant vos données personnelles (via notre site Web, par courriel, en personne ou par téléphone), vous consentez à leur traitement conformément à ce qui est précisé dans cette politique et autorisez Eckinox et ses prestataires de services à utiliser vos données personnelles aux fins décrites ci-dessous.

Qui sommes-nous?

Eckinox est une agence de création numérique au Saguenay-Lac-Saint-Jean. Nous sommes responsables du traitement de vos données personnelles conformément à la législation en vigueur et aux normes réglementaires applicables à notre secteur d’activité.
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Vos données personnelles

Quelles données personnelles collectons-nous?  

Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous pouvons collecter et traiter différents types de données personnelles, notamment :

• Coordonnées telles que nom, adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone.
• Informations liées à la facturation, données financières et détails des services fournis.

• Informations sur l'utilisation de notre site Web, interactions avec notre contenu en ligne, et données recueillies par le biais de cookies.
• Données fournies par nos clients ou pour le compte de ceux-ci, y compris des données personnelles sensibles lorsque cela est pertinent.
• Données d'identification et autres informations de vérification.
• Informations liées au recrutement, telles que votre CV, vos études, votre parcours professionnel, et d'autres informations pertinentes pour le recrutement chez Eckinox.
• Toute autre information personnelle fournie.

Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de données personnelles sans le consentement exprès de votre parent ou tuteur légal.

Comment collectons-nous vos données personnelles?  

Nous collectons vos données personnelles de plusieurs manières, notamment :

• Au moment du dépôt d’une candidature pour un emploi.
• Lors d’une demande de soumission dans le cadre de nos activités.

• Par voie électronique (téléphone, courriel, fax, etc.).
• Lors de votre inscription à notre infolettre via notre site Web.
• Lors de vos demandes de renseignements via le formulaire de contact sur notre site Web.
• Via les cookies, les balises invisibles, les tierces parties et les réseaux sociaux.

Comment utilisons-nous vos données personnelles?  

Nous utilisons vos données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données et au consentement que vous avez donné. Nous pouvons donc utiliser vos données personnelles dans les circonstances suivantes et pour les motifs indiqués :

• Fournir, administrer et exécuter nos services, y compris nos obligations en vertu des accords avec nos clients.
• Préparer et présenter des offres de services, des lettres, devis ou tout autre document ou support nous permettant de vous présenter ou de vous offrir nos services;
• Répondre aux demandes de renseignements des visiteurs de notre site Web.
• À des fins de marketing et de développement des affaires, pour vous fournir des informations sur de nouveaux services, notre infolettre, des invitations à des conférences et des événements, si vous avez choisi de recevoir de telles communications.

• À des fins de recrutement, pour traiter les demandes d'emploi et évaluer l'adéquation des candidats aux postes au sein d'Eckinox.
• Pour satisfaire et se conformer aux obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
• Pour procéder à des paiements.
• Pour recouvrer les factures impayées qui nous sont dues et, le cas échéant, faire appel à des agences de recouvrement de créances ou prendre d'autres mesures légales.

Avec qui partageons-nous des données personnelles?  

Nous pouvons partager des données personnelles avec certains tiers, notamment :

• Fournisseurs de services tiers et partenaires qui nous fournissent de l’hébergement, du support administratif, de maintenance, et d'autres services. Ces tiers peuvent avoir accès ou traiter des données personnelles dans le cadre des services qu'ils nous fournissent.
• Organismes gouvernementaux, régulateurs ou forces de l'ordre lorsque la loi nous oblige à divulguer ces informations, ou lorsque nous croyons de bonne foi que cela est nécessaire pour respecter les lois applicables.

• Nos consultants professionnels, nos banquiers et nos auditeurs.

Dans cette éventualité, Eckinox s’assure par contrat que le tiers respecte nos attentes en termes de gestion et de protection de vos renseignements personnels.

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Combien de temps conservons-nous les données personnelles?  

Nous conservons vos données personnelles pendant la durée de l'exécution de la mission et pour les finalités pour lesquelles elles nous ont été communiquées, ainsi que pour d'autres finalités autorisées.

Nous cesserons d'utiliser vos données personnelles dès que les finalités en question seront accomplies. Conformément à la réglementation, nous devons conserver les dossiers de nos clients pendant sept (7) ans à compter de leur clôture, sauf instructions contraires.

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Où stockons-nous les données personnelles?

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou pour une durée additionnelle si les lois applicables le permettent ou l’exigent. Nous conservons vos renseignements personnels au Québec, mais pouvons parfois les communiquer à l’extérieur du Québec.

Dans le cadre de notre prestation de services, nous conservons dans nos systèmes ou à nos bureaux les dossiers des mandats exécutés par notre personnel. Ces dossiers peuvent contenir des renseignements personnels. Pour plus d’information sur la durée de conservation de vos dossiers, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment nous contacter ».

Tout renseignement personnel stocké dans nos serveurs de sauvegarde est détruit conformément au cycle de vie établi par nos politiques internes.

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Comment protégeons-nous les données personnelles?  

Nous reconnaissons que la sécurité de l'information est essentielle pour protéger les données personnelles. Nous mettons en œuvre les meilleures pratiques de l'industrie pour garantir la sécurité des données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, techniques et procédurales raisonnables pour protéger vos données personnelles contre tout accès, utilisation, modification, divulgation ou destruction non autorisés et non conformes à la loi.  

Tous les membres d'Eckinox et les prestataires de services tiers qui traitent des données personnelles en notre nom sont tenus par contrat de respecter la confidentialité des données personnelles.

En sus, nous appliquons des mesures organisationnelles et administratives incluant la formation et la sensibilisation de notre personnel en matière de protection des renseignements personnels.

Quels droits avez-vous sur vos données personnelles?  

Conformément aux lois sur la protection des données, vous avez certains droits sur vos données personnelles, notamment :

• Le droit d'accès : vous avez le droit de confirmer l'existence d'un traitement de données personnelles vous concernant et de demander l'accès à ces données personnelles.
• Le droit de rectification : vous avez le droit de demander la rectification de données personnelles incomplètes, inexactes ou ambiguës que nous détenons.
• Le droit à l'effacement : vous avez le droit de demander la suppression de données personnelles lorsque les finalités pour lesquelles les données personnelles ont été collectées ou utilisées sont accomplies, sous réserve de nos obligations professionnelles et des exigences légales.

• Le droit de retirer votre consentement : vous avez le droit de retirer votre consentement à l'utilisation de vos données personnelles, le cas échéant.
• Le droit à l'information : le droit d'être informé d'une décision basée uniquement sur un traitement automatisé utilisant des données personnelles. (N.B. : Ce droit entrera en vigueur en septembre 2023).
• Le droit à l'information : le droit d'être informé préalablement à l'utilisation de technologies d'identification, de localisation ou de profilage, ainsi que des moyens disponibles pour activer ces fonctions. (N.B. : Ce droit entrera en vigueur en septembre 2023).
• Le droit à la portabilité : le droit d'accéder à des données personnelles informatisées dans un format structuré et couramment utilisé. (N.B. : Ce droit entrera en vigueur en septembre 2024).

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter » ci-dessous.

Si vous souhaitez porter plainte concernant la façon dont nous traitons vos données, nous aimerions en être informés.

Enfin, toute personne souhaitant utiliser son droit à la portabilité dès septembre 2024, devra défrayer la somme de 500$ pour obtenir le fichier contenant l’information demandée.

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Comment utilisons-nous les cookies?  

Lorsque vous utilisez notre site Web, nous pouvons placer un "cookie" sur votre ordinateur. Les cookies sont de petits fichiers de données créés par votre navigateur Web et stockés sur votre ordinateur. Ils ont différentes fonctions, notamment l'amélioration de la convivialité de notre site Web.  

Pour plus d'informations sur les cookies que nous utilisons, veuillez consulter notre Politique encadrant l’utilisation des cookies sur notre site Web.

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Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions concernant cette Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos données personnelles, ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez contacter notre responsable de la protection :

Jean-François Tremblay, Président

jefft@eckinox.ca

Comment mettons-nous à jour cette Politique de confidentialité ?  

Nous nous réservons le droit de modifier le contenu de notre site Web et notre utilisation des cookies sans préavis, ce qui peut entraîner des modifications à cette Politique de confidentialité et à notre Politique encadrant l’utilisation des cookies. Nous vous encourageons donc à les consulter régulièrement pour rester informé de la manière dont nous traitons vos données personnelles.

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